Угода користувача

Положення про обробку і захист персональних даних у базах персональних даних, володільцем яких є продавець

Зміст

1. Загальні поняття та сфера застосування
2. Перелік баз персональних даних
3. Мета обробки персональних даних
4. Порядок обробки персональних даних: отримання згоди, повідомлення про права та дії з персональними даними суб’єкта персональних даних
5. Місцезнаходження бази персональних даних
6. Умови розкриття інформації про персональні дані третім особам
7. Захист персональних даних: способи захисту, відповідальна особа, працівники, які безпосередньо здійснюють обробку та/або мають доступ до персональних даних у зв’язку з виконанням своїх службових обов’язків, строк зберігання персональних даних
8. Права суб’єкта персональних даних
9. Порядок роботи з запитами суб'єкта персональних даних
10. Державна реєстрація бази персональних даних

1. Загальні поняття та сфера застосування

1. Визначення термінів:
   • база персональних даних — іменована сукупність упорядкованих персональних даних в електронній формі та/або у формі картотек персональних даних;
   • відповідальна особа — визначена особа, яка організовує роботу, пов’язану із захистом персональних даних при їх обробці, відповідно до закону;
   • володілець бази персональних даних — фізична або юридична особа, якій законом або за згодою суб’єкта персональних даних надано право на обробку цих даних, яка затверджує мету обробки персональних даних у цій базі даних, встановлює склад цих даних та процедури їх обробки, якщо інше не визначено законом;
   • Державний реєстр баз персональних даних — єдина державна інформаційна система збору, накопичення та обробки відомостей про зареєстровані бази персональних даних;
   • загальнодоступні джерела персональних даних — довідники, адресні книги, реєстри, списки, каталоги, інші систематизовані збірники відкритої інформації, які містять персональні дані, розміщені та опубліковані з відома суб’єкта персональних даних. Не вважаються загальнодоступними джерелами персональних даних соціальні мережі та інтернет-ресурси, в яких суб’єкт персональних даних залишають свої персональні дані (окрім випадків, коли суб’єктом персональних даних прямо зазначено, що персональні дані розміщені з метою їх вільного поширення та використання);
   • згода суб’єкта персональних даних — будь-яке документоване, добровільне волевиявлення фізичної особи щодо надання дозволу на обробку її персональних даних відповідно до сформульованої мети їх обробки;
   • знеособлення персональних даних — вилучення відомостей, які дають змогу ідентифікувати особу;
   • обробка персональних даних — будь-яка дія або сукупність дій, здійснених повністю або частково в інформаційній (автоматизованій) системі та/або в картотеках персональних даних, які пов’язані зі збиранням, реєстрацією, накопиченням, зберіганням, адаптуванням, зміною, поновленням, використанням і поширенням (розповсюдженням, реалізацією, передачею), знеособленням, знищенням відомостей про фізичну особу;
   • персональні дані — відомості чи сукупність відомостей про фізичну особу, яка ідентифікована або може бути конкретно ідентифікована;
   • розпорядник бази персональних даних — фізична чи юридична особа, якій володільцем бази персональних даних або законом надано право обробляти ці дані. Не є розпорядником бази персональних даних особа, якій володільцем та/або розпорядником бази персональних даних доручено здійснювати роботи технічного характеру з базою персональних даних без доступу до змісту персональних даних;
   • суб’єкт персональних даних — фізична особа, стосовно якої відповідно до закону здійснюється обробка її персональних даних;
   • третя особа — будь-яка особа, за винятком суб’єкта персональних даних, володільця чи розпорядника бази персональних даних та уповноваженого державного органу з питань захисту персональних даних, якій володільцем чи розпорядником бази персональних даних здійснюється передача персональних даних відповідно до закону;
   • особливі категорії даних — персональні дані про расове або етнічне походження, політичні, релігійні або світоглядні переконання, членство в політичних партіях та професійних спілках, а також дані, що стосуються здоров’я чи статевого життя.
2. Дане Положення обов’язкове для застосування відповідальною особою та співробітниками продавця, які безпосередньо здійснюють обробку та/або мають доступ до персональних даних у зв’язку з виконанням своїх службових обов’язків.

2. Перелік баз персональних даних

1. Продавець є власником таких баз персональних даних: база персональних даних контрагентів.

3. Мета обробки персональних даних

1. Метою обробки персональних даних у системі є забезпечення реалізації цивільно-правових відносин, надання, отримання та здійснення розрахунків за придбані товари та послуги відповідно до Податкового кодексу України, Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».

4. Порядок обробки персональних даних

Отримання згоди, повідомлення про права та дії з персональними даними суб’єкта персональних даних

1. Згода суб’єкта персональних даних має бути добровільним волевиявленням фізичної особи щодо надання дозволу на обробку її персональних даних відповідно до сформульованої мети їх обробки.
2. Згода суб’єкта персональних даних може бути надана у таких формах:
   • документ на паперовому носії з реквізитами, що дає змогу ідентифікувати цей документ і фізичну особу;
   • електронний документ, який має містити обов’язкові реквізити, що дають змогу ідентифікувати цей документ та фізичну особу; доцільно засвідчувати згоду електронним підписом суб’єкта персональних даних;
   • відмітка на електронній сторінці документа чи в електронному файлі, що обробляється в інформаційній системі на основі документованих програмно-технічних рішень.
3. Згода суб’єкта персональних даних надається під час оформлення цивільно-правових відносин відповідно до чинного законодавства.
4. Повідомлення суб’єкта персональних даних про включення його персональних даних до бази, права за Законом України «Про захист персональних даних», мету збору та осіб, яким передаються його персональні дані, здійснюється під час оформлення цивільно-правових відносин.
5. Обробка персональних даних про расове або етнічне походження, політичні, релігійні або світоглядні переконання, членство в політичних партіях та професійних спілках, а також даних, що стосуються здоров’я чи статевого життя (особливі категорії даних) забороняється.

5. Місцезнаходження бази персональних даних

1. Вказані у розділі 2 цього Положення бази персональних даних знаходяться за адресою продавця.

6. Умови розкриття інформації про персональні дані третім особам

1. Порядок доступу третіх осіб до персональних даних визначається умовами згоди суб'єкта персональних даних, наданої володільцю, або вимогами закону.
2. Доступ третій особі не надається, якщо вона відмовляється взяти на себе зобов'язання щодо виконання вимог Закону України «Про захист персональних даних» або неспроможна їх забезпечити.
3. Суб'єкт відносин, пов'язаних з персональними даними, подає запит щодо доступу до персональних даних володільцю бази.
4. У запиті зазначаються:
   • прізвище, ім'я та по батькові, місце проживання (перебування) і реквізити документа, що посвідчує фізичну особу (для фізичної особи — заявника);
   • найменування, місцезнаходження юридичної особи, яка подає запит, посада, прізвище, ім'я та по батькові особи, яка засвідчує запит; підтвердження повноважень юридичної особи (для юридичної особи — заявника);
   • прізвище, ім'я та по батькові, а також інші відомості для ідентифікації фізичної особи, щодо якої робиться запит;
   • відомості про базу персональних даних або про володільця/розпорядника цієї бази;
   • перелік запитуваних персональних даних;
   • мета та/або правові підстави для запиту.
5. Строк вивчення запиту не може перевищувати десяти робочих днів з дня його надходження. Протягом цього строку володілець повідомляє заявника, що запит буде задоволено або дані не підлягають наданню із зазначенням підстави. Запит задовольняється протягом тридцяти календарних днів, якщо інше не передбачено законом.
6. Відстрочення доступу допускається, якщо необхідні дані не можуть бути надані протягом тридцяти календарних днів. Загальний строк вирішення питань за запитом — не більше сорока п’яти календарних днів.
7. Повідомлення про відстрочення надсилається у письмовій формі з роз’ясненням порядку оскарження.
8. У повідомленні про відстрочення зазначаються:
   • прізвище, ім'я та по батькові посадової особи;
   • дата відправлення повідомлення;
   • причина відстрочення;
   • строк, протягом якого буде задоволено запит.
9. Відмова у доступі допускається, якщо доступ заборонено законом.
10. У повідомленні про відмову зазначаються:
    • прізвище, ім'я, по батькові посадової особи, що відмовляє у доступі;
    • дата відправлення повідомлення;
    • причина відмови.
11. Рішення про відстрочення або відмову у доступі може бути оскаржено до суду.

7. Захист персональних даних

Способи захисту, відповідальна особа, працівники з доступом, строк зберігання

1. Володільця бази персональних даних обладнано системними і програмно-технічними засобами та засобами зв’язку, які запобігають втратам, крадіжкам, несанкціонованому знищенню, викривленню, підробленню, копіюванню інформації і відповідають вимогам міжнародних та національних стандартів.
2. Відповідальна особа організовує роботу, пов’язану із захистом персональних даних при їх обробці, та визначається наказом володільця бази. Обов’язки відповідальної особи зазначаються у посадовій інструкції.
3. Відповідальна особа зобов’язана:
   • знати законодавство України у сфері захисту персональних даних;
   • розробити процедури доступу співробітників до персональних даних відповідно до їхніх службових обов’язків;
   • забезпечити виконання співробітниками вимог законодавства та внутрішніх документів щодо обробки і захисту персональних даних;
   • розробити порядок внутрішнього контролю за дотриманням вимог законодавства і внутрішніх документів (з визначенням періодичності контролю);
   • повідомляти володільця бази про факти порушень не пізніше одного робочого дня з моменту їх виявлення;
   • забезпечити зберігання документів, що підтверджують надання суб’єктом згоди та його інформування про права.
4. З метою виконання своїх обов’язків відповідальна особа має право:
   • отримувати необхідні документи, у тому числі накази та розпорядчі документи володільця, пов’язані з обробкою персональних даних;
   • робити копії отриманих документів, у тому числі файлів і записів у локальних мережах та автономних системах;
   • брати участь в обговоренні організації робіт із захисту персональних даних;
   • вносити пропозиції щодо покращення діяльності та усунення недоліків;
   • одержувати пояснення з питань обробки персональних даних;
   • підписувати та візувати документи в межах своєї компетенції.
5. Працівники, які безпосередньо здійснюють обробку та/або мають доступ до персональних даних у зв’язку з виконанням своїх службових (трудових) обов’язків, зобов’язані дотримуватись вимог законодавства та внутрішніх документів щодо обробки і захисту персональних даних.
6. Працівники з доступом до персональних даних, у тому числі що здійснюють їх обробку, зобов’язані не допускати розголошення персональних даних у будь-який спосіб. Це зобов’язання чинне і після припинення діяльності, пов’язаної з персональними даними, крім випадків, встановлених законом.
7. Особи, що мають доступ до персональних даних, у разі порушення вимог Закону України «Про захист персональних даних» несуть відповідальність згідно із законодавством України.
8. Персональні дані не повинні зберігатися довше, ніж це необхідно для мети їх зберігання, але у будь-якому разі не довше строку, визначеного згодою суб’єкта персональних даних на обробку.

8. Права суб’єкта персональних даних

1. Суб’єкт персональних даних має право:
   • знати про місцезнаходження бази персональних даних, яка містить його дані, її призначення та найменування, місцезнаходження та/або місце проживання (перебування) володільця чи розпорядника цієї бази або надати доручення уповноваженим особам щодо отримання цієї інформації (крім випадків, встановлених законом);
   • отримувати інформацію про умови надання доступу до персональних даних, зокрема про третіх осіб, яким передаються його дані;
   • на доступ до своїх персональних даних, що містяться у відповідній базі;
   • отримувати не пізніш як за тридцять календарних днів з дня надходження запиту (крім випадків, передбачених законом) відповідь про наявність його персональних даних у базі та їх зміст;
   • пред’являти вмотивовану вимогу із запереченням проти обробки своїх персональних даних органами державної влади та місцевого самоврядування при здійсненні їхніх повноважень;
   • пред’являти вмотивовану вимогу щодо зміни або знищення своїх персональних даних будь-якому володільцю чи розпоряднику бази, якщо ці дані обробляються незаконно або є недостовірними;
   • на захист своїх персональних даних від незаконної обробки та випадкової втрати, знищення, пошкодження, а також від надання недостовірних відомостей чи відомостей, що ганьблять честь, гідність та ділову репутацію;
   • звертатися з питань захисту своїх прав щодо персональних даних до органів державної влади та місцевого самоврядування, до повноважень яких належить здійснення захисту персональних даних;
   • застосовувати засоби правового захисту у разі порушення законодавства про захист персональних даних.

9. Порядок роботи з запитами суб’єкта персональних даних

1. Суб’єкт персональних даних має право одержувати будь-які відомості про себе у будь-якого суб’єкта відносин, пов’язаних з персональними даними, без зазначення мети запиту, крім випадків, установлених законом.
2. Доступ суб’єкта персональних даних до даних про себе здійснюється безоплатно.
3. Суб’єкт персональних даних подає володільцю бази запит щодо доступу до персональних даних, у якому зазначаються:
   • прізвище, ім’я та по батькові, місце проживання (перебування) і реквізити документа, що посвідчує особу;
   • інші відомості, що дають змогу ідентифікувати особу;
   • відомості про базу персональних даних або про володільця/розпорядника цієї бази;
   • перелік персональних даних, що запитуються.
4. Строк вивчення запиту не може перевищувати десяти робочих днів з дня його надходження. Протягом цього строку володілець повідомляє суб’єкта, що запит буде задоволено або дані не підлягають наданню із зазначенням підстави.
5. Запит задовольняється протягом тридцяти календарних днів з дня його надходження, якщо інше не передбачено законом.

10. Державна реєстрація бази персональних даних

1. Державна реєстрація баз персональних даних здійснюється відповідно до статті 9 Закону України «Про захист персональних даних».